Financieel Management 201 - Trouble-Shooting Tips

Toen ik een student, kreeg ik een 'A' in mijn boekhouding 101 en 201 klassen. Toen ging ik de "echte" wereld en bijna SUNK het familiebedrijf, want ik had geen idee wat ik aan het doen was met de "echte" boekhouding. U ziet, de voorbeelden in het college tekst boek gebruikt financials die juist waren. Dat betekent, de dollar bedragen in de boekhouding kon worden vertrouwd, en werden de huidige en accuraat aangenomen.

De "echte" wereld ...

Nou, toen ik een schommel op het invoeren van mijn boekhoudkundige gegevens Ik maakte een grote "Slinky knoop" rotzooi uit mijn Peachtree accounting-bestand. Ooops. Ik heb niet leren hoe ik mijn boekhouding FIX op de universiteit. Dat zou nuttig zijn geweest! Ik heb geleerd wat ik weet uit vallen in de gaten en het beklimmen van hen.

Als business consultant, zie ik veel van de financiële verslagen. De meeste van hen hebben een paar "Slinky knopen" in hen ... accounts die zijn gewoon verkeerd. De gegevens in deze rekeningen zijn het gevolg van fouten bij het invoeren van gegevens. In mijn werk als adviseur, begin ik door te helpen mijn cliënten naar KFP - een bekende financiële positie. Laten we de boekhouding correct. Dat is de eerste stap. Van daaruit kunnen we de impact van operationele, marketing en verkoop gedrag zien. Het goede nieuws is dat je altijd kunt het verbeteren van uw financiële situatie als je eenmaal weet wat het is. Ik ben een soort van Super Nanny. Ik opdagen, we werken samen om het schoonmaken van de boekhouding en zetten we eenvoudige systemen, routines op zijn plaats om u te helpen verblijf in een KFP.

Soms hebben we schone spullen en dan weer krijgt rommelig. Net zoals Super Nanny, ga ik weg na mijn consulting bezoek. Het is aan mijn klanten om de systemen die we in plaats te houden. Ik kan altijd terugkomen en ik help vaak via de telefoon. Echter, de sleutel tot een verblijf in KFP is uw bereidheid om genoeg leren over de boekhoudsystemen om gegevens correct in te voeren en om dingen te repareren wanneer ze worden gebald.

Als u de eigenaar bent van een zeer kleine winkel, je misschien de Financial Manager van uw bedrijf (evenals de Service Manager en Marketing Manager en Verkoper, enz.) Dat is de manier waarop het gaat. Als je droomt van het zijn een grotere winkel, neem hart dat elk groot bedrijf was ooit gewoon uw maat. De weg naar buiten ... is door. Verantwoordelijkheid nemen en doen een goede baan als financieel manager. Stoppen op zoek naar een magische oplossing (goed fee?) Die de boekhoudkundige zullen voor u te behandelen. Leer hoe het zelf te doen en te documenteren uw fundamentele procedures. Dit zal u helpen met succes de hand van de boekhoudkundige taken

In grotere winkels, soms de boekhoudkundige taken krijgen overhandigd aan ...

• De Financial Manager
• De Office Manager
• De eigenaar van de vrouw, moeder, dochter (andere relatieve)
• De Boekhouder
• De secretaris
• Het "Meisje in de Office"

Wat de titel, als u bent degene die verantwoordelijk is voor de financiële informatie in uw bedrijf, ik ben hier om je te helpen. De volgende zijn een paar tips en trucs voor het vinden en de vaststelling van de 'Slinky knoop "knoeit in uw boekhoudprogramma

Financiële Fix Tips en trucs ...

• Het is waarschijnlijk YOU. Vaak hoor ik iets in die richting, "Dat aantal was er gisteren niet. Het moet een QuickBooks probleem zijn." Die rare dollar bedrag in de financiële verslagen heeft waarschijnlijk een heel eenvoudige verklaring. Iemand, misschien, ingevoerd die informatie. In elk boekhoudsoftware-programma, zijn er debet en credit. Soms zijn de debet en credit zijn niet zichtbaar vanaf de data entry scherm. Je moet een aantal graven te doen. Volg de stroom van informatie van het toegangspunt tot de winst- en verliesrekening (aka Profit & Loss of P & L) en /of de balans. (In mijn lange carrière, zijn er slechts 2 gevallen geweest waarbij de boekhoudkundige programma was corrupt kansen zijn ... je bent het probleem J Start probleemloos fotograferen vanuit die veronderstelling...)

• Blijf met uw financiële verslaggeving. Ik adviseer een wekelijks overzicht van de balans en winst- en verliesrekening. Sommige aannemers Ik weet krijg dagelijkse rapporten. Dat is geweldig! Eén keer per jaar op fiscale tijd is gewoon niet van plan om te snijden. Leer KFP en uitvoeren van de financiële verslagen ten minste eenmaal per week. Het is zo veel gemakkelijker te vinden en oplossen van een fout die er is gebeurd in de laatste paar dagen van te proberen op te sporen iets goofy van zes maanden geleden. Ook kunt u de fout in de huidige maand te bevestigen. Dat is beter dan te heropenen vorige maand en aanpassen. Zodra ik "close" per maand, ik hou niet van het opnieuw openen

• Ga regel voor regel beneden de balans en de resultatenrekening en kijk voor "rare" dingen. Als u net begonnen met dit proces, kan ik helpen. Of, kan uw accountant u helpen te leren wat 'raar' en wat juist is. Wat een geweldige kans voor hem of haar om waarde toe te voegen aan je relatie. KFP betekent dat elk account RECHTS. Het weerspiegelt wat u in Assets, wat u in passiva en wat je zelf in eigen vermogen verschuldigd. De Sales rekening moet gelijk wat je hebt verkocht voor die periode. De uitgaven moeten nadenken wat je hebt ten laste voor die periode. De financiële verslagen moet de huidige en waar zijn. Hier is een lijst van "rare" dingen die sommige bevestiging nodig heeft ...

o Een dollar bedrag dat positief is wanneer het negatief was de vorige keer (of vice versa).

o Een negatieve troef. (. Tenzij het wordt verzameld afschrijvingen Die nummers zijn "contra" rekeningen en dienen om de waarde van de bijbehorende activa te verminderen.)

o Een negatieve Aansprakelijkheid

&sekte; Bijzondere aandacht besteden aan uw Payroll passiva. Ik raad het gebruik van een payroll service zoals ADP of Paychex. De nummer een reden: de dienst zorgt voor de aansprakelijkheid, zodat je niet hoeft te doen. De dienst zal u vertellen wat de behoefte aan contant geld zijn om uw team en Uncle Sam te betalen. Zij zullen de belastingbetalingen voor u doen. De Journal Entry te voeren Payroll is veel gemakkelijker als je niet hoeft te houden van de gepaste verplichtingen en betalingen te handhaven. Ik voor het invoeren van Payroll hierbij een monster JE. Volg de stroom van automatische incasso's en kredieten. Je kon een monster transactie voor uw Payroll procedure en verwijzen het elke keer als je Payroll in te voeren.

o Een negatieve Sales rekening (tenzij het de klant Restitutie of Kortingen ... contra-accounts.)

o Een negatieve Expense rekening. Nu kan een account kijken raar maar juist zijn. Bijvoorbeeld, als u een korting voor uw verzekering invoeren zal verschijnen als een negatieve uitgave voor die maand. Drill down en zorg ervoor.

o Een account dat is heel anders dan vorige week of vorige maand. Als alle van een plotselinge uw reclame koste ging van ongeveer $ 2.500 per maand tot $ 300,000 deze maand, drill down. Iets kunnen zijn verkeerd gecodeerde.

o Heeft uw accountant u helpen de rare dingen recht met een passende Journal Entry of omkeren van binnenkomst.

o Ontdek hoe het kreeg raar, als je kunt, en het actualiseren van de gegevensinvoer procedure. Schriftelijke procedures zijn de sleutel tot een verblijf in KFP.

o Als je niet weet hoe het kreeg raar, in ieder geval het naar rechts. Als het een klein bedrag in dollars, maakt u een aanpassing van binnenkomst en kijken om ervoor te zorgen dat het niet raar te krijgen. Als dat zo is ... kijk door transacties van de vorige week voor die account om het item te vinden. Dit is forensische accountancy!

o Als je dit een keer per week, zult u vertrouwd met de rekeningen en de dollar bedragen krijgen. Zult u een expert in wat er goed en wat er "raar" en hoe de rare dingen te repareren geworden

• Voer een transactie register verslag en kijk voor de debet en credit. Verschillende boekhoudprogramma's noemen dit rapport door verschillende namen. Kijk voor de details saldibalans of het grootboek journaal om het "lef" van elke transactie te vinden. Dubbel boekhouden is gebaseerd op de universele wet van "wat rond gaat komt rond." Als er iets omhoog gaat, iets omhoog gaat of naar beneden gaat met dat bedrag. Debet en credit zijn de monteurs in het boekhoudsysteem die ervoor zorgen dat de dollar bedragen om op en neer te gaan ... en de balans in balans te blijven. Er zijn debet en credit achter elke data entry scherm. U kunt ook van invloed op de rekeningen rechtstreeks door het creëren van een Journal Entry. Ik een 'spiekbriefje' van Debet en Credit regels verbonden. Ik referentie dit meerdere keren per week

• Kijk voor de voor-en-na verschillen. Als u niet zeker bent van wat er gebeurt op een bepaalde data entry point, probeer dit:

o Run de balans en winst- en verliesrekening

o Voer een transactie.. Voer de balans en winst- en verliesrekening opnieuw en kijk of je kunt zien waar de dollar bedragen belandde. (Zorg ervoor dat niemand anders in het boekhoudsysteem, terwijl je dit doet.)

o Dit is een straat slimme manier om te ontdekken de "set up" achter het invoerscherm.

&bull ; Hercoderen, verwijderen of omkeren van een transactie? Het hangt af van uw boekhoudprogramma. Met een basis off-the-shelf programma zoals QuickBooks, MYOB en Peachtree, kunt u inzoomen om de transactie die moet worden vastgesteld en hercoderen het. Of, kunt u de transactie volledig te verwijderen en het opnieuw proberen. Met een meer geavanceerde industrie-specifieke programma zoals Successware, Ergos, enz. Moet u een transactie die uw oorspronkelijke transactie keert invoeren en vervolgens op de juiste opnieuw invoeren van de transactie

• Wees voorzichtig met uw eerste bedrijf opgericht. Dat is waar een groot deel van de achter de schermen accounting wordt gecreëerd. Als u het invoeren van Service Sales en de dollar bedrag wordt weergegeven als Service Agreement Sales kan er een "post" of andere het opzetten van instructie die stuurt de informatie naar de verkeerde sales account. Ga naar het bedrijf dat werd opgericht of de lijst met items en doe wat onderzoek. Achterhalen van de standaard automatische incasso's en kredieten en die rekeningen worden beïnvloed. Actualiseren van de "set up" en kijk of dat het probleem verhelpt

• Krijg bazig met uw software support team. Bellen voor hulp als je het nodig hebt. Als je niet begrijpt wat ze je vertellen te doen, vraag opnieuw voor een duidelijkere uitleg. Als ze willen iets voor u vast te stellen, zitten als ze de correctie, zodat je kunt "follow the flow" van de bij- en afschrijvingen en leren van de ervaring. Hoe meer je weet over uw specifieke boekhoudsoftware de minder geïntimideerd wordt u door de boekhoudkundige processen

• Wees assertief met uw CPA of fiscale bereider. Aan het einde van elk kwartaal, de tijd nemen om ervoor te zorgen dat uw financiën eens met de financiële gegevens van uw CPA stuurt naar Uncle Sam. Werken samen om de ultimo Journal Entries die nodig zijn om uw administratie te brengen tot accurate voeren

• Leren om je intuïtie te vertrouwen. Als uw begrip van dubbel boekhouden toeneemt, vertrouw op je gut gevoel dat een bedrag in dollars is verkeerd of "raar." Zo vaak heb ik iemand helpen repareren van een "Slinky knoop" en ze reageren, "Ik dacht dat het probleem zou kunnen zijn!" . Als je die gedachte, volgen en zien wat je ontdekken

Als het is uw verantwoordelijkheid om de financiële krijgen "Slinky knoop" ontward, haal diep adem en weet dit: U kunt het doen. U kan wat hulp nodig. Contacteer me als u overweldigd voelt en we zullen het opzetten van een tijd voor een bezoek aan de telefoon. Deze boekhoudkundige spul is gewoon niet zo moeilijk als je eenmaal de lingo en boekhoudkundige basis te leren. Een van de slimste financiële managers ik weet is het werken met een 8e graad onderwijs.

Zodra u een greep op hen, kunt u de boekhoudkundige taken te delegeren. Het is een zegen te hebben gedaan de boekhouding zelf, omdat je nooit zal worden gegijzeld door uw boekhouder (of "meisje in het kantoor.") U kunt coachen iemand nog beter dan je was op de basis boekhoudkundige taken. .. En je zal de balans en resultatenrekening zo veel beter voor de ervaring
  begrijpen;