QuickBooks adviseur tips &? Trucs - hoe te voorkomen dat Duplicate Namen

Tijdens het werken met een cliënt die wordt overgeschakeld naar een geautomatiseerd systeem, kwamen we bij een onderwerp gerelateerd aan klanten &' dupliceren; naam in de database. Deze duplicaten voornamelijk gebeurd uit een gebrek begrip van best practices bij het invoeren van dergelijke gegevens. Na het herzien van en het helpen bij het opruimen, de QuickBooks adviseur die de leiding van deze specifieke klant was, kwam met een aantal tips die de data-entry proces geüniformeerde maakt die de hoeveelheid van duplicatie moeten verminderen in de database en maakt het gemakkelijker te vinden klanten in de toekomst

Gebruik 'en' in plaats van '&'.
– Dit gebeurt heel veel, geloof me ik weet het. Bijvoorbeeld, in één geval een klant genaamd “ A & Een Contracting &"; werd opgenomen in 4 verschillende varianten:
- A & Een Verdragsluitende
- A & A verdragsluitende
- A & Een Verdragsluitende
- A & A verdragsluitende
Al deze verschillende variaties maken het ingewikkeld om de klant tijdig te lokaliseren bij het doen van een zoekopdracht, dwingt gebruikers om door de namenlijst te bladeren om de naam die ze te vinden. Door het volgen van deze eenvoudige regel, zou elke gebruiker zijn aangegaan “ A en A Contracting &" ;. Terwijl mogelijk, betwijfelen we dat veel gebruikers zouden invoeren “ AandA Contracting &"; als deze variant van de naam doesn &'; t kijkt leesbaar

Geen afkortingen periodes Restaurant – Wij raden wanneer een onderneming heeft afkortingen of initialen in hun naam aan het gebruik van de perioden en ruimtes uit te sluiten. Sommige mensen gebruiken het, anderen don &'; t bij het invoeren in de database, die mensen kunnen veroorzaken niet in staat zijn om de klant ze te vinden. Een regelmatige voorbeeld is “ W.B. Mason &" ;. In dit geval adviseren wij dat de ingevoerde naam zou zijn “ WB Mason &" ;. Dit zou de gegevensinvoer te vereenvoudigen. Bovendien, voor mensen die nieuw zijn voor computers zijn, des te minder te typen hoe makkelijker het is voor hen. Dit zou ook problemen waar iemand zou kunnen invoeren &ldquo te elimineren; W. B. Mason &"; door er spaties voor perioden, en een andere gebruiker geen spaties invoeren. Hoe meer ruimte die gebruikers hebben om dingen binnen de klanten &' te veranderen; namen, hoe meer kans je dubbele namen krijgen

Heeft steno
&ndash niet gebruiken; (tenzij het &'; s zeer vaak). Een groot deel van de klanten die mijn cliënt zich bezighoudt met zijn aannemers en bouwbedrijven. Dit leidt tot een aantal mensen met behulp van afkorting voor woorden, zoals “ const &"; of “. vervolg &" ;, en soms als “ con &" ;. Behalve dat het verwarrend (is &'; con &';. Kortom voor de bouw, aannemer, continentale?), Het maakt het ook moeilijker voor gebruikers om te zoeken

Geef zo ​​veel mogelijk informatie als je kunt krijgen. Restaurant – Deze begon opduiken wanneer de eigenaar wilde maken van de werknemers in te voeren cliënt informatie in de database, in plaats van alleen met behulp van een generieke namen van klanten. In dit geval, we eindigden met meerdere klanten met alleen de naam van de “ Mike &"; en een telefoonnummer. Met 8 “ Mike &"; s op de lijst, was het bijna onmogelijk om te zeggen welke was die. Zelfs een achternaam te voegen zou hebben geholpen een hoop, maar het toevoegen van het adres zou hebben gemaakt het nog makkelijker (in het geval er meerdere mensen met dezelfde voor- en achternaam). Natuurlijk, dit is een van de moeilijkste om te overwinnen, omdat werknemers lui in de tijd als het gaat om het invoeren van gegevens in een database.

Door het volgen van deze paar richtlijnen, uw klantenlijst moet minder rommelig met duplicaten worden, . zal dus sneller en gemakkelijker
  zijn om bestaande klanten te lokaliseren, en maak de informatie die u veel meer waard verzamelen;