Document Management Systeem voor Organisatie Records

In oudere steden zijn er verschillende organisaties die meer dan 100 jaar geleden werd vastgesteld. Deze organisaties zouden hebben gehad juridische documenten, het lidmaatschap formulieren en andere documenten, die de oorsprong van de organisatie zou verklaren. Sommige steden, recreatieve clubs waren zeer populair waren ze setup een lange tijd geleden; zouden ze een charter of leden en regels die van toepassing waren in die tijd hebben. Document management systemen kunnen worden gebruikt voor de organisatie verslagen; deze fysieke documenten kunnen veilig worden opgeslagen met behulp van een document management systeem.

Deze erfgoedorganisaties zou willen om deze documenten te archiveren, zodat mensen er toegang zonder dat de fysieke integriteit van het papier. Digitaliseren deze documenten zou helpen bij het verminderen van het gebruik van deze fysieke documenten. Deze fysieke documenten zou erg kwetsbaar zijn; de behandeling van deze documenten moet zeer zorgvuldig gebeuren. Nu met digitaliseringsdiensten, kan het document worden bewaard en naar vele individuen zonder dat de fysieke papier. Digitaliseren van deze documenten moeten zorgvuldig worden gedaan; deze documenten kunnen online worden opgeslagen om ze veilig te houden. Met behulp van een document beheren systeembestanden kunnen worden opgeslagen en gemakkelijk teruggevonden. Soms kunnen er verschillende versies van hetzelfde bestand, wanneer meerdere individuen in staat zijn om toegang te krijgen en het bestand te bewerken. Versies van de documenten kunnen worden opgeslagen; wanneer een laatste bestand moet worden gemaakt van alle wijzigingen worden opgeslagen, zodat er geen verlies van data

Document management systemen zijn een combinatie van verschillende factoren, digitalisering; de documenten worden gescand door een scanner, worden de gescande bestanden gecontroleerd op kwaliteit voordat het gaat voor optische tekenherkenning (OCR), wordt dit gebruikt om het bestand te converteren naar een tekst gebaseerd document. Het document wordt dan geupload naar een WSM een Workflow Solutions Matrix; Dit helpt bij het archiveren van deze documenten.

Physical documenten worden gescand met behulp van een scanner en veilig digitaal opgeslagen, kunnen gescande documenten in een aantal formaten worden opgeslagen, TF-en PDF-formaten zijn de meest veilige onder hen. TIF beelden zijn kleiner in omvang van de kwaliteit blijft ook na compressie. PDF-formaat aan de andere kant zijn zwaarder en de tekst kan van hen worden gekopieerd.

De documenten worden online opgeslagen en worden geïndexeerd, mensen kunnen zoeken naar deze bestanden later via een interne zoekmechanisme. Opvragen van fysieke documenten nemen veel tijd, nu met WSM, kunnen documenten gemakkelijk worden doorzocht zodat filters die helpt bij het vinden van documenten en toegang hen sneller. Documenten die worden gedigitaliseerd kunnen worden opgeslagen en bepaalde gebruikers kunnen worden gegeven toestemming, hetzij om toegang te krijgen of aan te passen. Afhankelijk van rollen en machtigingen die zijn toegewezen aan personen binnen een groep. Waarschuwingen en meldingen kunnen worden ingesteld, zodat als en wanneer dat nodig is een verandering is gemaakt om het bestand, personen die al toegang hebben gegeven zou weten de wijzigingen die zijn aangebracht in een bepaald bestand.

Organisatorische verslagen moeten worden zeer veilig opgeslagen; deze zou kunnen zijn aanvraagformulieren of andere juridische documenten. In een organisatie slechts een set van individuen de toegang tot deze bestanden krijgen, kan dit eenvoudig worden gedaan door middel van Workflow Solutions Matrix. Document management systemen zijn zeer voordelig voor organisaties verslagen; managen van documenten zowel oude als nieuwe nemen veel tijd en ruimte. Door het digitaliseren en opslaan van gegevens vermindert het papierverbruik grotendeels. Het grote voordeel DMS biedt, is dat de bestanden zijn onmiddellijk beschikbaar.

Documenten kunnen worden gecategoriseerd en veilig bewaard. Oudere erfgoedorganisaties kan een lijst van de leden die de eerste paar leden die de organisatie verbonden waren hebben; Deze documenten kunnen worden gescand en bewaard voor een langere duur van de tijd. Fysieke documenten zijn gevoelig voor schade, een document management systeem maakt het mogelijk het document veilig worden opgeslagen te voorkomen dat het enige vorm van schade
.