Hoe effectief te schrijven

Peter Drucker beweert dat meer dan 60% van het management problemen het gevolg zijn van storingen in de communicatie.

Een belangrijke studie van de Rockefeller Foundation blijkt dat 68% van de klanten die stoppen met het kopen van hun vaste leveranciers doen omdat werknemers niet effectief communiceren met thosecustomers.

Efficiency deskundigen beweren dat minstens 40% van de tijd van de gemiddelde werknemer wordt besteed doen van taken die ofwel onnodig of moet dan gebeuren omdat ze niet uitgevoerd volgens instructies .

Dus, zoals je kunt zien, het vermogen om te communiceren met de precisie heeft een enorme impact op de bottom line. Een manier om precies te communiceren is om het op schrift te stellen.

Leidinggevenden kunnen hun invloed vermenigvuldigen met het leren van de technieken van het krachtige schrijven. High-powered schrijvers leren om woorden richten de manier waarop een laserstraal richt zich licht.

Een paar jaar geleden, Earl Nightingale en ik nam een ​​cassette programma over dit onderwerp. Daarin raadde ik een aantal relevante richtlijnen:

- Richt uw doelstelling. Wat is het doel van het materiaal dat u wilt schrijven? Schrijven kan u helpen bij het bereiken van de vijf I's: Het kan informeren, vragen, invloed, te instrueren en aanzetten.

- Focus uw publiek. Schriftelijk materiaal, zoals rapporten en brochures kunnen waardevolle positionering gereedschappen. De doelgroep die u wilt beïnvloeden om uw producten of diensten te kopen - ze moeten met een specifieke doelgroep in gedachten worden geschreven.

- Richt je eigen content. Zorg ervoor dat uw bericht is de juiste boodschap op het juiste publiek. Laat geen onnodige ideeën komen op uw hoofdboodschap. Citeren Professor William Strunk Jr., de bekende autoriteit op het Engels gebruik:

"Een zin mag geen overbodige woorden, een paragraaf bevatten geen onnodige zinnen, om dezelfde reden dat een tekening geen onnodige lijnen en een moeten hebben machine geen onnodige delen. "

- Richt uw organisatie. Een goed stuk van het schrijven stroomt als een symfonie. Uw materiaal te organiseren, zodat elk onderwerp vloeit gemakkelijk en natuurlijk naar de volgende.

- Richt uw duidelijkheid. Sommige schrijvers denken dat ze kunnen fuzzy denken verbergen door het begraven onder een massa van woorden. Om impact te hebben, moeten ideeën precies en beknopt worden uitgedrukt. Lincoln's Gettysburg Address vereist slechts 275 woorden, en 196 van hen waren van één lettergreep.

- Richt uw verfijning. Perfectie zelden blijkt uit een eerste ontwerp. Ambrose Bierce zei ooit dat "een heilige is een dode zondaar herzien en gewijzigd." Grote schrijven is kladversie herzien en bewerkt.

- Wees je eigen zwaarste editor, maar is nog niet alles. Laat anderen lezen wat je geschreven hebt voordat je het bij je publiek. Je weet wat je bedoeld, maar je kunt niet weten hoe anderen het misschien uitleggen totdat anderen hebben gelezen.

- Richt uw resultaten. Tenzij resultaten zijn gebouwd in, ze niet gebeuren.

Goed schrijven altijd doet vier dingen:

-Het creëert een gevoel

-Het geeft een idee

-Het geeft de lezer een voordeel.. .

-Het produceert een gewenste respons.

Een super boek dat ik onlangs las is Anatomie van een ondernemer, door mijn beste vriend, Dr Joe Jacobs, voorzitter van Jacobs Engineering. Joe richtte zijn bedrijf in 1948 met een klein en gebouwd in een van 's werelds 10 grootste bouwondernemingen. Zijn boek is fascinerend om te lezen en een goed voorbeeld van helder schrijven.

* Techniek Number One:: een aantal van de technieken die door te komen in Joe's schriftelijk kan nuttig zijn voor u Haal je denken straight

Alle communicatie begint met gedachten.. In feite, gedachten zijn de voertuigen waarmee je communiceert met jezelf.

Voordat u uw gedachten te communiceren met de buitenwereld, neem de tijd om ze te organiseren.

Denk na over de dingen die je wilt zeggen . Wat is het belangrijkste punt? Welke feiten, gegevens of argumenten heb je nodig om dit punt te ondersteunen? Organiseer uw punten in de volgorde van belangrijkheid, samen met ondersteunende punten. Dan beslissen op een effectieve, opvallende introductie.

Vervolgens presenteer uw materiaal in volgorde van belangrijkheid. Afsluiten met een samenvatting van het materiaal of het vertellen van uw lezers hoe je wilt dat ze te reageren

* Techniek Number Two:. Schrijf op wat je bedoelt. Schrijf precies wat je bedoelt.

In face-to-face communicatie, kan de spreker direct feedback krijgen van de luisteraar. In schriftelijke communicatie, de feedback is niet onmiddellijk. In feite kan je geen feedback ontvangen. Dus moet je je punt over nauwkeurig de eerste keer, of uw communicatie is zinloos

* Techniek nummer drie:. Maak kennis met de punt

Als je het schrijven van een brief te vragen. een afspraak, vragen om het in de eerste paragraaf. Wilt u meer informatie, vragen. Als je wilt dat iemand om iets te kopen, vraag om de order

* Techniek Number Four:.. Wees bondig

Gebruik geen woorden verspillen. Houd zinnen en alinea's kort en eenvoudig. Gebruik altijd de kortste, meest bekende woorden. Niet streven wanneer u kunt proberen. Niet afronden als je kunt voltooien. Heeft een instrument voor de handmatige opgraving niet gebruiken wanneer je kunt graven met een schop.

Om Winston Churchill, een van de grote meesters van de taal te citeren, "Korte woorden zijn best, en de oude woorden als korte zijn de . het beste van alles "

* Techniek Number Five: Wees echt

Ieder van ons heeft een persoonlijkheid, een mix van eigenschappen, denkpatronen en maniertjes - die ons kan helpen bij het duidelijk communiceren. . Natuurlijk zijn, en laat de echte u door komen. Probeer niet te schrijven als een Harvard geleerde tenzij je echt één zijn. Probeer niet om straattaal imiteren, tenzij het gaat natuurlijk voor je.

* Techniek Number Six: Gebruik beelden. Een foto zegt meer dan duizend woorden.

Mijn boek, Hoe maak je een Great Communicator Be: In Person, op papier & Op het podium, wijdt een heel hoofdstuk aan de behendige gebruik van afbeeldingen. Waarom de nadruk? Omdat we denken in beelden of mentale beelden. Een goed voorbeeld is de lijn die ooit verdeelde de communistische wereld van de vrije wereld. Het was gewoon een politieke grens tot Churchill noemde het de "IJzeren Gordijn." Dat gaf het een krachtig beeld dat duidelijk zijn ware aard gemaakt.

Als je een abstract idee dat u wilt uitdrukken, probeer te denken van iets vertrouwds om het te vergelijken. Zorg ervoor dat het vertrouwd aan u en aan uw publiek. Een schrijver, het uitleggen van de werking van een kernreactor, vergeleek de kern van een atoom tot een rek van ballen op een pool tafel, klaar om uit elkaar te vliegen toen getroffen door een te hoge snelheid speelbal. Instructeurs in het oplossen van problemen graag knoestige problemen logjams, die kan worden doorbroken door het vinden van en het vrijgeven van de sleutel log te vergelijken.

Communicatie is niet een nice-to-have vaardigheid. Het is essentieel voor succes in de zakenwereld. Te produceren en op de markt van de producten en diensten aan de miljarden mensen die nu bewonen de aarde te ondersteunen vereist een niveau van communicatie onvoorstelbare in voorgaande eeuwen. Als de kwaliteit van uw product hangt af van de collectieve inspanningen van tientallen, honderden of duizenden mensen, communicatie wordt de levensader van uw onderneming.

In feite, de communicatie is de kern van alles wat we doen. Het is de basis voor de interactie tussen mensen. Communicatie te maken heeft met betekenissen, met afspraken, met gevoelens, verlangens, behoeften en ideeën. Onze wereld is gevuld met informatie

Maar de grootste behoefte is om te begrijpen -. Voor het bouwen van bruggen tussen mensen, zodat we kunnen beter samen leven, samen werken, opschieten met elkaar, en maak deze aarde de beste mogelijk thuis voor de menselijke ras
.