Business Report Writing Tips

Laten we aannemen dat je een document voor werk of studie te schrijven. Uw instructies bestaan ​​uit de titel die u bent te gebruiken en niets anders. Kunt u — met alleen de titel als een gids — een geschikte document schrijven

Ondubbelzinnig, is het antwoord nee

Waarom?.? Omdat je nog niet verteld dat zulke dingen als die het document is, waarom ze het willen of wat ze al weten (of niet weet).

Zonder deze informatie is het zeer onwaarschijnlijk dat je ' ll toevallig een document dat juist gericht op deze vragen van wie, waarom en wat schrijven

TIP # 1:.. Uw lezers — net zoveel als het onderwerp van het document — zal bepalen wat je schrijft

Dit artikel bespreekt deze belangrijke vragen en zal je helpen om meer over uw lezers en hun behoeften te leren.

Wie zal dit document te lezen?

Voordat je begint te schrijven, doe je best te bepalen wie uw document te lezen. Zal het slechts een persoon, of kan het rond worden doorgegeven aan anderen?

Als je het schrijven voor een enkele lezer, heb je geluk. Dit maakt het relatief eenvoudig om uw schrijven op zijn of haar specifieke verwachtingen en het niveau van kennis richten.

Als je schrijft voor een aantal mensen, maar ze kunnen verschillende verwachtingen en niveaus van kennis. Zo ja, kunt u een van hen te identificeren als uw belangrijkste lezer: de persoon wiens belangen u het meest nodig hebben om te voldoen

Als je kunt, kan het best zijn om het document als je schrijft alleen voor te schrijven Deze belangrijkste reader. Pogingen om de behoeften van verschillende lezers tegelijkertijd voldoen kan erg moeilijk. Loopt u het risico te eindigen met een document dat probeert om alles voor iedereen toch eindigt in niets voor iedereen.

Soms is het niet mogelijk om enkel uit een lezer als de belangrijkste lezer. Je kan hebben om te schrijven voor verschillende lezers (of groepen van lezers), en het kan van belang om alle voldoen van hen. In een dergelijk geval, is het misschien het beste om twee of meer afzonderlijke documenten, elk nauw afgestemd op de verschillende behoeften van een specifieke lezer of groep te schrijven

TIP # 2:. Voordat je begint te schrijven, duidelijk aangeven wie je schrijft voor. Waarom doe mijn lezers willen dit document?

Een van de meest waardevolle vragen kunt u uw lezers vragen is waarom ze het document willen. Wat willen ze doen met de informatie die ze zullen krijgen?

Het bereik van mogelijke antwoorden is net zo gevarieerd als het bereik van mogelijke lezers. Bijvoorbeeld:

• Een lezer kan willen een uitgebreide inleiding op het onderwerp lezen voordat ze beslist of en hoe de informatie verder te gebruiken

• Lezer B Misschien wilt u uw gegevens gebruiken om een ​​klant of superieur aan een bepaalde gedragslijn te overtuigen

• Lezer C Misschien wilt u uw gegevens gebruiken om een ​​idee van haar eigen evaluatie

• Reader D Misschien wilt u uw informatie te gebruiken om een ​​idee van iemand anders te evalueren

• E-lezer kan een collega-expert die wil herzien andere adviezen over het onderwerp zijn; i.e.yours

• Lezer F wilt misschien een kort en duidelijk overzicht, zodat hij weet net genoeg om niet te schamen wanneer het onderwerp wordt besproken

Tip # 3:. Voordat je begint te schrijven, duidelijk aangeven wat uw lezers verwachten van uw document.

Wat doen mijn lezers al weten

Stel je voor dat een collega vraagt ​​om uw advies over een aankoopbeslissing —? zij het voor een pc, een auto, een huis of een huisdier. Idealiter, welk niveau van detail zou u in uw antwoord?

a. Ik zou mijn antwoord toonhoogte op een zeer technisch niveau. Ze kunnen altijd wat het later betekent.

b. Ik zou mijn antwoord om er zeker van dat het niet gaan over hun hoofd te zetten op een zeer eenvoudige niveau.

c. Ik zou mijn antwoord pitchen op een gematigd niveau en hoop dat dit was ongeveer gelijk.

d. Ik zou mijn antwoord op het niveau dat is handig voor mij zetten.

e. Geen van bovenstaande. Laten we keuzes a en b. Als je een zeer technisch antwoord te geven, loopt u het risico pitching het antwoord te hoog, en je collega kan niet begrijpen uw advies. Ook als u een simplistische antwoord te geven, loopt u het risico pitching het antwoord te laag, en uw collega zal weinig of niets te leren. Het kan verleidelijk zijn om te kiezen antwoord c en zeggen dat het redelijk is om je antwoord te werpen op een gematigd niveau; op die manier is het waarschijnlijk ongeveer gelijk. Maar hoe weet je welk niveau je collega matige vindt? Als je een expert op het onderwerp, uw gissing over wat matige vormt waarschijnlijk te hoog. En als uw collega weet meer dan je denkt, kan het te laag zijn.

We zullen overslaan antwoord d zonder verder commentaar. :-)

We zijn vertrokken, zoals je misschien al vermoed, met het antwoord van e. Idealiter zou je het antwoord toonhoogte precies op het juiste niveau van uw collega huidige niveau van kennis aan te passen. Natuurlijk kun je niet weet wat dit is, zonder eerst te vragen hoeveel uw collega al weet

TIP # 4:.. Voordat u begint met het schrijven, bepalen hoeveel je lezers al begrijpt

Dus, voordat je begint dat volgende verslag schrijven, stel jezelf de volgende drie vragen:

• Wie zal dit
&bull te lezen; Waarom willen ze deze informatie
&bull?; Wat doen ze al weten

Zodra u deze vragen hebt beantwoord, sta je een goede kans van het indienen van een rapport dat zowel nuttig en goed ontvangen Restaurant   zal zijn?.;