Het verminderen van papier werk

Als men denkt aan historische bureauwerk men altijd denkt klerken als in een roman van Charles Dickens, gedwongen om te werken bij weinig licht, het opnemen van cijfers in de kolommen, met een potlood en nooit toegestaan ​​om een ​​ander te krijgen totdat het in gebruik was, maar een korte stomp. Tegenwoordig is natuurlijk erg weinig werk wordt gedaan met behulp van potloden en de dagen van de mensen die werken in onverwarmde ruimten bij weinig licht al lang verdwenen.

Toch is de stroom van papier blijft maar groeien. Laten we het proces van inkoop overwegen in een drukke winkelketens winkel.

Elke koper heeft een bepaald budget waarmee de aankoop van goederen en draai de voorraad meer dan 12 keer per jaar. Er kunnen 10 kopers elk met 100 productlijnen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Zij zullen in onderhandeling met leveranciers en plaats orders voor goederen naar de verschillende winkels te leveren in de juiste hoeveelheden. Een kopie van elke bestelling gaat naar de leverancier, een kopie naar de winkel, en een kopie aan de crediteurenadministratie.

Bij aankomst van de goederen in de winkel de ontvangende afdeling, dan zal trouwen met de pakbon aan de orde, om zo zeker te zijn dat de goederen daadwerkelijk zijn besteld, dan ontvangt de goederen en over de pakbon met eventuele tekorten etc en meld u een kopie en geef een kopie aan de levering bestuurder, behoudt een kopie en stuur een kopie, samen met een ontvangen goederen voucher (GRV), om de rekeningen te betalen afdeling, die vervolgens moet trouwen met de GRV en pakbon in de oorspronkelijke order.

Op een gegeven moment de leverancier is van plan om een ​​factuur in te dienen aan het bedrijf, die zal aankomen in de rekeningen te betalen afdeling en moet dan getrouwd zijn met de bestelling, de GRV en pakbon. Dit zal dan worden verwerkt voor de betaling.

Veel van de grote ketens, kijken naar hun cash flow zal dan een visie op precies wanneer dit zal worden betaald. Als er een voordeel, zoals een aantrekkelijke betalingskorting ze kunnen betalen in 7 dagen. Als dat niet lukt kunnen ze wachten op een rekeningafschrift, een ander stukje papier om te trouwen met de reeds genoemde set, en dan betalen 30 of 60 of zelfs 90 dagen. (dat is het bye bye en is een retailers eigen beleid afhankelijk van hoe sterk ze zijn en hoeveel de leveranciers willen dat hun bedrijf.)

Het punt van dit alles is dat er binnen de crediteurenadministratie, voor een bestelling, zal er ten minste 5 of zes stukken papier die samen moeten worden getrouwd en vervolgens gearchiveerd in een zodanige wijze dat de accountants kunnen volgen.

Accounts Payable Processing kon zo veel gemakkelijker als zodra een stuk papier aankwamen werd onmiddellijk omgezet naar een computer toegang en alle trouwen up, de verwerking, de vergunningverlening en de besluitvorming over betaling data etc kan online worden gemaakt.

Dit is wat er beschikbaar is met behulp van een scanning en optische tekenherkenning systeem kan bieden. Het vermindert onmiddellijk de papierstroom binnen een afdeling en reduceert daarmee de kosten en de gevaren van minpunt's Restaurant  .;