Nara Records Management

Alle federaal agentschap records worden beheerd door de National Archives and Records Administration (NARA). Een groot aantal van de overheidsinstellingen ontbreekt effectief gearchiveerde dossiers en hebben betere data-archivering methoden - dit waren de bevindingen van NARA records management divisie. 93% van de 270 federale agentschappen die onder de records management beleid evaluatieonderzoek waren ontvankelijk.

Op basis van de evaluatie van de Nara records management divisie resultaten van de enquête, is het risico van het niet hebben effectief opnemen archivering methoden werd hoog in sommige gevallen. De afdelingen staan ​​laagste in het onderzoek onder meer vervoer, onderwijs, justitie en landbouw. Een score van minder dan 90 wijst op een matig risico onvoldoende archivering en maar liefst 90% respondenten viel in deze categorie.

Een meerderheid van de afdelingen niet in effectieve elektronische archivering. Federale departementen ofwel volledig ontbreekt een compatibel systeem voor het behoud van elektronische gegevens of e-mailberichten zijn niet meegenomen vanwege hun onverenigbaarheid met het systeem. Om een ​​record van e-mails te houden, hebben de agentschappen toevlucht tot het afdrukken en archiveren van deze berichten, maar volgens NARA, elektronische gegevens zijn belangrijk en dit conserveringsmethode is onvoldoende. Bovendien zijn veel instanties geloven dat als zij steunen hun e-mail op computers of harde schijven, is hetzelfde als een weloverwogen archivering software dat alle e-mail, zodat ze kunnen worden geopend door NARA of andere regulerende bureau bespaart.

Vaak registreert leidinggevend personeel niet geraadpleegd terwijl het maken van data-archivering plannen, dat is een kwestie van zorg. Ze niet krijgen om beslissingen te nemen over hoe ze de gegevens te redden, welk bedrijf de software die ze gebruiken en wat is de meest efficiënte manier om te gaan over dit proces. Al deze beslissing worden genomen door ambtenaren op hogere berichten die vaak niet over de eerste hand kennis van het record management proces dat leidt tot inefficiënt systeem. 16% respondenten beweerde incidentele betrokkenheid van het record management personeel in het besluitvormingsproces, terwijl nog eens 19% beweerde regelmatige betrokkenheid.

Dit betekent dat de betrokkenheid van de data management afdeling besluitvormingsproces is nihil in over 65 % agentschappen. Het record programma's op vele agentschappen ontoereikend, ze niet zorgen voor volledige naleving van NARA regelgeving. Slechte vaardigheidsniveau van record management werknemers en gebrek aan opleiding zijn ook andere redenen voor het inefficiënte data management
.