Uitlijning van Document Bewaring en Litigation Hold strategieën is de sleutel tot Weerbare verwijderen van gegevens

Vanaf het moment dat we zitten aan ons bureau om onze laatste Smartphone controleren voordat bed, we zijn voortdurend herinnerd aan de enorme omvang van de e-mails en data op ons gericht. In 2010, gemiddelden aangegeven dat ongeveer 294.000.000.000 e-mails elke werkdag werden gestuurd. Statistieken van 2011 blijkt dat de typische zakelijke e-mailaccount verzonden of ontvangen een gemiddelde van 105 e-mails per dag. (“ Hoeveel weet u over uw e-mail &";? www.dynamicbusiness.com.au, 1 september 2011) Meer moeilijk te kwantificeren zijn enterprise elektronische documenten (rapporten, spreadsheets, wiki's, SharePoint-items, MS Office-documenten, etc .) aangezien het volume van die afhankelijk van het type bedrijf en de brancheverticaal. Maar de trend is duidelijk en dit steeds groeiende golf van data heeft &mdash, of zou moeten hebben — een enorme impact op het bewaren van documenten en geschillen hold strategieën, vooral in functie van de bottom line.

opslag Data is duur op zo'n grote schaal en heeft een directe relatie met de kosten in verband met het risicobeheer, met name voor bedrijven die zijn blootgesteld aan rechtszaken of overheidsregulering. Full blown verwerking, toetsing en productie kan een rechtszaak kosten van $ 2,70 tot $ 4,00 per document. (Degnan D. Accounting voor de kosten van Electronic Discovery Minnesota Journal of Law, Wetenschap & Technology 2011; 12 (1):.. 151-190.) Hoewel niemand wil sancties voor plundering riskeren, duidelijk is in een bedrijf &' ; s beste belang om defensibly verminderen van de miljoenen documenten die vaak onnodig worden bewaard. Niet alleen zal deze praktijk verminderen van de kosten van een rechtszaak door het vernietigen van gegevens die ofwel oud, nutteloos, of niet zakelijke, het zal ook een deel van de risico's en kosten die nog kunnen voortvloeien uit de onnodige behoud van potentieel schadelijke gegevens te beperken worden ingediend of verwachte rechtszaak

uitlijnen een bedrijf &';. en het bewaren van documenten beleid met zijn geschillen hold strategie kan een uitdaging zijn wanneer concurrerende belangen bestaan. Om de kosten-optimale balans tussen de twee plannen, Legal en IT-afdelingen moeten hun inspanningen beter te coördineren bereiken. Risicomanagement kan het uiteindelijke doel van de beide afdelingen zijn, maar hun perspectieven verschillen genoeg dat ze vaak niet met elkaar &' waarderen; s bijdragen aan de verwezenlijking van dit doel. Om de ideale retentiebeleid document te formuleren, moet deze afdelingen vertrouwen op elkaar &';. S deskundigheid

Alle document bewaarbeleid onderworpen zijn aan toezicht of geschillen of regelgeving de overheid komt in de vergelijking. Dit niveau van controle is gebaseerd op een redelijkheid standaard — is uw specifieke bewaren van documenten beleid “ redelijke &"; voor uw organisatie &'; s behoeften en de blootstelling aan rechtszaken of regelgeving? Om deze drempel van redelijkheid peilen, een organisatie nodig heeft om zich te vragen een aantal vragen met betrekking tot de zakelijke behoeften, verplichtingen, industriële normen, en de blootstelling aan rechtszaken. Bij de beantwoording van deze vragen zal Legal willen overleggen met IT. Ondertussen zal het nodig hebben om te vertrouwen op juridische met betrekking tot welke soorten documenten specifiek beleid retentie ondergaan.

Een passend bewaren van documenten beleid zal ook rekening worden gehouden met de statuten van de beperkingen en voorschriften die bewaartermijnen van bepaalde regeren documenten. Elk type document, met inbegrip van contracten, persoonlijk letsel /productaansprakelijkheid, belasting, Sarbanes-Oxley, EPA en OSHA gerelateerde documenten moeten worden bewaard en afgevoerd dienovereenkomstig. Bijvoorbeeld, afhankelijk van het rechtsgebied, de periode gedurende welke een contract geschil kan worden gebracht bereik 3-20 jaar, gemeten vanaf de datum van de overtreding. Echter, de meeste contract geschillen gebracht gedurende de looptijd van het contract in kwestie of net na de beëindiging, waardoor bedrijven eng op maat van hun contract gerelateerd document retentie. De beste bewaren van documenten beleid zal ook beschikken over procedures met betrekking tot back-up tapes en andere vormen van diepere archiefopslag vanwege de hoge kosten in verband met de identificatie, de toegang tot en het produceren van gegevens uit deze.

Wanneer gaat de focus shift van het bewaren van documenten tot een verplichting om een ​​rechtszaak te houden in de plaats te zetten? De plicht om hecht te behouden wanneer een partij voor het eerst wordt in de aankondiging van mogelijke rechtszaken. “ Zodra een partij redelijkerwijs verwacht geschillen, het is verplicht om zijn routine bewaren van documenten /vernietiging beleid op te schorten en implementeren van een &'; geschillen hold &'; . voor het behoud van relevante documenten &" te waarborgen; Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __, 2009 WL 1.955.805 op * 14 (D.Md. 7 juli 2009) (citeren Zubulake IV, 220 FRD bij 218). Er zijn een aantal voor de hand liggende (en subtieler) “ trigger events &"; dat het geschil greep kan vergen. Dagvaardingen, rechtbank productie, de ontvangst van het proces of een klacht zijn duidelijke indicatoren die u en uw organisatie een verplichting om relevante gegevens te bewaren hebben. Daarnaast, bedreigingen van een rechtszaak door een werknemer, klant of contract partner, zoals in een vraag brief of per e-mail, zal ook het bedrijf verplichten om relevante gegevens te beveiligen tegen roof te beschermen. Klachten van de arbeid gerelateerde onderwerpen door een werknemer, zoals vijandige werkomgeving, seksuele intimidatie en leeftijdsdiscriminatie zou ook leiden tot een rechtszaak houden voor aanverwante, relevante documenten.

De geschillen hold proces kan zeer moeilijk, tijdrovend en kostbaar om in volledige overeenstemming met de ontdekking regels en jurisprudentie te dragen. Gelukkig, samen met de verspreiding van elektronisch opgeslagen informatie over de laatste tien jaar, een aantal Software as a Service (SaaS) oplossingen beschikbaar zijn om te helpen met deze omslachtige proces. Deze tools helpen buiten raad en in-house bedrijfsjurist snel overbrengen geschillen hold memo's naar de juiste bewaarders en dan volgen de aanvaarding van hold mededelingen.

Samenwerking, redelijke en beleid, en uiteenlopende bewaartermijnen voor verschillende documenten zijn allemaal instrumenteel in preventief uw bedrijf &' verminderen; s rechtszaken te brengen. Niet alleen zal de kosten van de opslag worden verminderd, maar wanneer het tijd is om te beoordelen en deze documenten te produceren, uw bedrijf is waarschijnlijk aanzienlijke besparingen te ervaren. Om de efficiency verder te maximaliseren, kan uw bedrijf nieuwe technologieën die zullen off-set van de lastige taak van de tenuitvoerlegging van een legal hold nemen. . Ondanks de constante instroom van e-mails, rapporten, spreadsheets, en andere gegevens, hoeft het beheer van uw retentie document en geschillen hold implementatie niet
  overweldigend;