10 Stappen naar een effectieve Project Kick-off

Een kick-off bijeenkomst is een cruciaal begin van elk project, ongeacht de omvang, tijdschema's of budget betrokken. Deze tien stap handleiding beschrijft wat u kunt doen als Project Manager aan uw kick-off meeting ervoor te zorgen dat als zinvol en effectief mogelijk.
1. Wees voorbereid
circuleren een samenvatting van het project om al uw team goed op voorhand van uw vergadering, beknopt overzicht van de korte en de belangrijkste mijlpalen. Dit zal alle teamleden de kans om de basis-project overzicht vooraf verteren geven.

2. Plan uw aanpak Heb goed nadenken over de beste manier om uw team te informeren. Beslissen of u een gestructureerde, visuele presentatie te gebruiken of geef een ontspannen mondelinge samenvatting het beste brengen van de informatie; zorg ervoor dat je het voldoende denken en plannen ruim van tevoren.

3. Timebox de vergadering Heb Zorg ervoor dat de vergadering is beknopt, en je hebt een duidelijke agenda om mee te werken. Don &'; t afwijken van de agenda – deze vergadering moet mensen &' houden; s aandacht en zette de toon voor het project als geheel. Door timeboxing de vergadering, kunt u ervoor zorgen dat het is gericht en productief.

4. Wees duidelijk en beknopt
Definieer het project zo duidelijk als je kunt, met inbegrip van een samenvatting van de eindgebruiker, zakelijke doelstellingen, en eventuele andere belangrijke overwegingen. Als teamleden begrijpen waarom, evenals de manier waarop, zullen zij in staat zijn om creatieve en constructieve bijdrage te leveren in de gehele.

5. Definieer rollen
Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is, niet alleen van hun eigen rol binnen het project, maar de rol van de andere ook. Duidelijk omschreven taken te vermijden verwarring en maakt verwachtingen bekend.

6. Zetten de toon
De kick-off bijeenkomst zet de toon voor het hele project, dus zorg ervoor dat je duidelijk bent over hoe het project zal worden uitgevoerd, met inbegrip van de methoden en frameworks te gebruiken zijn. Dit is uw kans om uw teamleden machtigen evenals bepaal uw rol als project manager.

7. Voldoende tijd voor vragen Heb Zorg dat opmerkingen en vragen zijn toegestaan ​​voor in de agenda, als een specifiek item. Maak duidelijk aan het team dat u vragen welkom, maar alleen gedurende de toegewezen tijd – Dit zorgt ervoor dat de rest van de meeting niet verstoord.

8. Definieer de volgende stappen Heb Wees duidelijk over wat iedereen zal direct na de vergadering te doen, zodat ze kunnen meteen aan de slag. Definiëren ze in specifieke termen; u don &'; t wil elke teamleden gevoel verward en omhanden van het woord gaan.

9. Geef een samenvatting
Stuur een korte samenvatting na de vergadering, noteren elke belangrijke punten zoals besproken. Hou het beknopt, met als doel om op te treden als een nuttig referentiepunt voor uw team gedurende het hele project levenscyclus.

10. Neem een ​​persoonlijke benadering
Als eventuele problemen of vragen tijdens de vergadering zijn gerezen, neem de tijd om follow-up met individuele teamleden op een een-op-een basis om uw steun als een leider te tonen.

Door rekening te houden elk van de bovenstaande stappen, moet uw project uitstappen om een ​​veelbelovende en productieve start! Voor meer informatie en advies over het krijgen van uw project aan de gang een kijkje nemen op een project management blog of ondernemen een van de vele e-learning project management cursussen beschikbaar
.