Project Vergaderingen - Aan de mensen om aandacht te besteden

Er aren &'; t veel mensen die genieten van het spreken in het openbaar, en er wordt gezegd dat sommigen vrezen dat meer dan de dood zelf. Of je houdt van hardlopen vergaderingen of haat ze, helaas zijn ze een belangrijk onderdeel van het tijdschema van de projectmanager, en idealiter u nodig hebt uw team alert, participatieve en om (op zijn minst) wakker voor de duur. Hier zijn een paar belangrijke tips om u te helpen zorgen dat uw team zijn aandacht in uw project vergaderingen:

1. Ban laptops en telefoons
Het klinkt misschien een beetje schoolmeester-achtig, maar het nemen van de technologie uit de buurt van de klasse is een manier om mensen te helpen te blijven gefocust. It &'; s steeds moeilijker om te concurreren met Facebook, Pinterest en alles wat je team genieten van kijken naar, dus vraag mensen om hun gadgets achter te laten en in plaats daarvan krijgen een persoon om aantekeningen te maken en dan e-mail ze rond

2.. Kies een goede tijd
Er &'; s niet veel kun je zeggen dat zal winnen over een menigte in 08:30, dus plannen van uw bijeenkomst voor een tijd waarin mensen het meest bereid om te luisteren zal zijn. Vermijd terug aan rug met een andere vergadering, hebben mensen beperkte aandachtsspanne, en don &'; t gaan voor een sleuf waar de mensen de klok voor thuis tijd of de lunch zal worden bekeek

3.. Houd het koel
Voor de vergadering begint, hebben een controle van de temperatuur van de vergaderzaal. Te warm en je &'; ll hebben een heleboel sleepyheads op je handen. Te koud en de mensen zullen worden mopperen en gedoe met jassen de hele vergadering.

4. Grijpen hun aandacht Heb Wees voorbereid met een sterk, aandacht grijpen opener. Probeer te denken aan een grappige anekdote, een grap of iets interessant dat hun focus zal benutten. De eerste paar minuten van uw vergadering tijd dienen om de toon voor de hele vergadering lopende ingesteld, zo hard werken om aan te tonen dat hun aanwezigheid de moeite waard zal zijn.

5. Geef ze koffie
In een andere poging om de mensen te houden gefocust en wakker, cafeïne is de projectmanager &'; s beste vriend. Niet alleen dat, maar volgens onderzoek in de VS, het verstrekken van een warm drankje maakt mensen omzetting van de warm gevoel aan de persoon die ze het drankje gaf, dus het kan je populariteit inzet te stimuleren.

6. Laat hen weten hoe lang het zal duren
Vergaderingen mag nooit meer zijn dan een uur, mensen gewoon kunnen &'; t richten voor die lang, dus stel jezelf een tijdslimiet en vertel ze van het begin af hoe &'; korte &'; de vergadering zal zijn. Wetende dat er een redelijke termijn voor de vergadering zal een metaforische zucht van verlichting te produceren uit de verzamelde projectteam en zal hen helpen te ontspannen in de procedure.

7. Vertel hen wat het &'; s over
Vaak is het gewoon een regelmatige beoordeling vergadering, maar zelfs dan is het een goed idee om te werken aan een agenda. Stel een toegewezen tijd voor elk agendapunt en meedogenloos om een ​​einde te maken aan dat onderwerp zo snel als je kunt nadat de tijd is verstreken bellen. Als bepaalde teamleden lijken erg geïnteresseerd in het bespreken van bepaalde onderwerpen in de diepte, suggereren dat zij een werkgroep en houd een extra vergadering op een ander tijdstip.

8. Krijgen ze betrokken
Niemand wil worden lezingen bij en goed projectmanagement gaat over samenwerking en samenwerking als een project management cursus zal u adviseren, dus zorg ervoor dat er volop mogelijkheden voor opmerkingen, vragen en discussies. Vertel hen bij de start wanneer en hoe ze zullen naar verwachting bijdragen aan de vergadering, omdat dit hen zal stimuleren om aandacht te besteden, zodat ze weten hoe intelligent input die het hele project zal profiteren bieden
.