Fouten te vermijden op non-profit Accounting Software Systems

Een recente Linkedin gesprek in verband met nieuwe non-profit boekhoudsoftware systeem implementaties en de verschillende systemen op de markt, bracht veel ideeën over dit onderwerp. Het is duidelijk dat een aantal gebruikers hadden hun favorieten. Maar na vele aangegeven welk systeem zij het beste vonden of hadden gebruikt, het echte probleem kwam. Dat is dat er geen non-profit boekhoudsoftware systeem naar behoren zal presteren zonder de juiste ontwerp en implementatie. Voor de uitvoering checklist en andere waardevolle informatie, bezoek http: //www.accountingsoftware success.com
Of de implementatie van een nieuwe non-profit boekhoudsysteem of verbeteren van een bestaand, zijn er verschillende ontwerp- en procedurele problemen die moeten worden aangepakt <.. br> Onvoldoende codificatie voor non-profit Accounting Software Een van de belangrijkste kwesties is het coderen, in het bijzonder de grafiek van rekeningen in een non-profit boekhoudkundige omgeving. Als transacties niet worden gecodeerd op een manier die zorgt voor eenvoudige sorteren en selecteren voor de rapportage, vind je jezelf te extraheren (of opnieuw versleutelen) gegevens in spreadsheets en het manipuleren van het daar. In feite is een van de symptomen van een onvoldoende of slecht ontworpen systeem is meer dan de afhankelijkheid van spreadsheets. Als u &'; re met behulp van spreadsheets voor routinematige verslagen (wekelijks, maandelijks, per kwartaal), dat is waarschijnlijk een gebied dat je moet kijken naar het automatiseren. Kijk naar je rapportage en werken alles aan doen om uw account code kunt uw rapportage behoeften te ondersteunen
Voorbij de grafiek van de rekeningen ervoor te zorgen dat de leverancier en de klant ID &';. S zijn consistent en zinvol zijn voor de eindgebruiker. Bijvoorbeeld, als uw systeem kijkt leveranciers van alfanumerieke codes, don &'; t gebruik van nummers om ze te identificeren. Gebruik een consistente variant van hun naam, zodat ze gemakkelijker te vinden. En maken gebruik van dezelfde logica met werknemers
Niet herziening van processen /proceduresOne als de grootste misvattingen &'; met betrekking tot software is dat het gebroken bedrijfsprocessen zal bevestigen. Het zal niet, maar kan aan het licht brengen! Als voorbeeld als u het invoeren van facturen na de controles uit te gaan, zullen de meeste software NIET geschikt voor uw proces (ik heb eigenlijk dit scenario tegengekomen). Gelieve don &'; t de schuld van de software! Controleer uw proces en zie hoe het zou kunnen worden veranderd om de software om uw nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren.
Niet gebruik te maken van non-profit boekhoudsoftware featuresOftentimes software wordt gekocht met de bedoeling van het gebruik van geavanceerde functies, maar inertie neemt en de dingen terugkeren naar de “ oud &"; manier. Gebieden zoals auto verzoening, rapportage, budgettering geautomatiseerde processen, workflow en document management klinken allemaal geweldig, maar zijn inderdaad moeilijk te implementeren. Aan de andere kant is er zeker een kosten /baten om de tijd en moeite die het kost om deze taken te volbrengen. Het is heel erg als een “ mini-conversie &"; van die taak die u ondernemen. Dus eerst, zorg ervoor dat het &'; s een inspanning waarvoor u &'; ll realiseren van een rendement op de investering. Inderdaad, kunnen sommige functies niet werken zoals aangetoond. Praat met andere gebruikers die al die functie hebben geïmplementeerd, en kan het nut ervan te valideren. Zorg er dan voor dat u duidelijk zijn over wat nodig is voor een succesvolle implementatie, en vervolgens goed te plannen en uit te voeren op zijn
Niet creëren documentatie We &';. Re niet over handleidingen hier. We &'; re over aangepaste documenten voor elke transactie en het proces dat u uit te voeren in het hele systeem, van GL inzendingen voor systeemback-ups. Hoewel deze procedures zijn tijdrovend te maken, de waarde in het verzekeren van consistente en -resultaten onschatbare waarde. Daarnaast maken ze geweldige training referenties voor nieuwe medewerkers, alsook naslagwerken bij het invullen van iemand op vakantie
Onvoldoende TrainingWhether it &';. Sa nieuw systeem of een nieuwe versie release, leren hoe ze volledig te gebruiken systeem verzekert optimale return on investment. Training maakt het ook mogelijk uw medewerkers op vragen van het systeem dat zij opheldering over nodig heeft vragen.
Te complex SystemsA nonprofit met een enkele bron van inkomsten en een enkel programma gebied in staat zijn om een ​​vrij eenvoudig systeem gebruiken, zoals QuickBooks. Echter, zoals transactie en rapportage complexiteit toeneemt (toewijzingen, cross boekjaar rapportage, meerdere Intrinsieke classificaties, enz.), De noodzaak van een systeem dat de functies en voordelen biedt verhogen
. Conclusies betreffende Non-profit Accounting Software Systems De discussie bracht om enkele van de favoriete opmerkingen gehoord in 20 jaar van consulting op non-profit systeem implementaties erg. Mijn top 6:
No. 6 – “ I &'; m niet al te bezorgd over de rapportage. . Ik het meest van mijn op Excel &" doen; (Dezelfde die je ontworpen op VisiCalc?)
No. 5 - “ Ik won &'; t hulp uitvoering nodig, I &'; ve gedaan meerdere. In feite heb ik &'; ve drie verschillende boekhoudsystemen hier geïmplementeerd in de afgelopen 5 jaar &"!; (Zeg niet meer.)
No. 4 - “ We won &'; t nodig hebt om alle personeelsleden bij het proces te betrekken. I &'; ll hen te vertellen wat ze moeten doen en ze &'; ll doen &"; (De afstraffingen zullen verdergaan tot het moreel verbetert!)
No. 3 - “ We don &'; t moet elke SOP documentatie. It &'; s allemaal hier (wijst naar het hoofd) &"; (Hoewel ik de voorkeur aan het gebruik “ wat er gebeurt als je de loterij &" winnen, scenario, keep personeel verwijst naar een ongelukkig incident bus … terwijl lachend.)
No. 2 - “ Enkel laat zien hoe het werkt en ik kan iedereen wat te doen &" te leren;. (Omdat niemand weet hun werk beter dan jij, en je natuurlijk hebben veel vrije tijd.) Medailles en de nummer 1 Reactie - “ I &'; D graag mijn grafiek van rekeningen /vendor codering /werknemer ID want dat &' houden ; s de manier waarop we &'; ve altijd gedaan &"!; (Tenminste, dat je &ldquo verklaart; vintage &";. Garderobe)
Ja, intense planning, procedure van beoordeling (inclusief personeel input), opleiding, documentatie, en een bereidheid om veranderingen te accepteren zijn kritische componenten van een succesvolle implementatie. . Non-profit accounting software zelf zal niet gebroken bedrijfsprocessen Restaurant   repareren, maar het zal vaak brengen ze aan het licht!;