Artikel: Wat is Document Management

Document Management is het idee van hoe de documenten te beheren op een goede manier te kunnen gemakkelijk vinden ze, vind informatie in hen, spoor veranderingen in de documenten delen met andere mensen en nog steeds? alleen laten zien aan de mensen die moeten in staat zijn om ze te zien. Inbegrepen in de beveiliging deel is ook in staat om te bepalen welke informatie anderen moeten zien en als ze moeten in staat zijn om de inhoud van het document te wijzigen.

In het verleden werden alle documenten op papier en opgeslagen in veilige plaatsen waar alleen de mensen met rechten om de documenten had sleutels. Het zou een soort archiefkast zijn. Deze methode wordt nog steeds gebruikt op sommige plaatsen, maar meestal wordt gecombineerd met het hebben van de documenten in een soort van Document Management System, soms verkort DMS. In het begin werden deze genaamd Electronic Document Management Systems (EDM).

Vandaag bent u in staat om Document Management Systemen die specifiek gebruikt worden voor document management, maar er zijn veel van de samenwerking software of project management software die omvatten veel van de functionaliteit die nodig is in veel bedrijven. Dit maakt het nog moeilijker om te vinden wat u zoekt, omdat je in staat om een ​​systeem te installeren met meerdere doeleinden.

Er zijn veel verschillende functies die u in staat om met een Document Management Systeem te krijgen zijn en het is daarom belangrijk dat u na te denken over wat je nodig heeft
Sommige gebieden die u nodig hebt om te overwegen zijn:..

* Security

Veiligheid is meestal erg belangrijk is voor de meeste bedrijven en meest documentatie
Er zijn verschillende soorten beveiliging die moet worden beschouwd.
De eerste is de externe veiligheid. Met onderstaande eisen aan bereikbaarheid is het belangrijk om het opzetten van het systeem op een manier zodat externe partijen geen deel uitmaken van de documenten die u niet wilt delen kan nemen.
De tweede is de interne veiligheid. Dit is meestal een beetje lastig, omdat je wilt een aantal wensen te overwegen.
Het is gebruikelijk dat u wilt documenten die toegankelijk is voor alle mensen in een afdeling zijn hebben, maar slechts een paar van de mensen moeten in staat zijn om het te veranderen informatie. Het is ook gebruikelijk dat je wilt privé-documenten voor een persoon die niet toegankelijk voor iemand anders zou moeten hebben.
Creëren van de organisatiestructuur voor het document management systeem is van vitaal belang alvorens te beslissen over welke eisen je hebt. Bij het doornemen van de organisatie en hoe de documenten moeten worden benaderd en gebruikt door iedereen die je zal veel meer van hoe je het systeem te laten werken willen begrijpen.

* Samenwerking

Een van de doelen van document management systemen is om de samenwerking te verbeteren en de mensen van het document te veranderen en gemakkelijk bekijken van de laatste herziening van het document.
Dus, hoe wil je dit te laten werken? Wil je dat iedereen in staat zijn om het document op hetzelfde moment te wijzigen of wilt u een voor een toe te voegen hun veranderingen?
De eerste optie is meestal vrij lastig, maar er zijn een paar document management systemen die dit kunnen doen. De tweede oplossing is gemakkelijker en zijn er al lang. Wat meestal gebeurt is dat je “ check out &"; het document te veranderen. Vervolgens sluit de document voor iedereen anders te veranderen. Zij zullen echter in staat om de vorige versie van het document (de meest recente die in het systeem) te bekijken. Wanneer u klaar bent met het document te veranderen u “ check-in &"; de gewijzigde document om het voor iedereen zichtbaar te maken.

* Toegankelijkheid

Hoe moet je in staat zijn om toegang te krijgen tot de documenten? Dat is een lastige vraag, omdat je zou willen in staat zijn om te werken met het document dat als je op reis bent en toegang tot internet hebben. Sommige bedrijven zijn blij met het hebben van het document alleen online toegankelijk en als u wenst om het mee naar huis te nemen kunt u een kopie te maken op uw computer en offline bekijken. Als u wilt wijzigingen om het te doen u het online. Er zijn echter ook een aantal bedrijven die moeten in staat zijn om de mogelijkheid om ook veranderen het document offline te verwerken.

* Document formats

Welke documenten wilt u in staat zijn om te hebben in uw document management systeem en hoe je wilt dat ze worden beheerd?
Sommige systemen kunt u werken binnen het systeem voor alle wijzigingen van een document. Sommige systemen open de eigenlijke software om in te werken, bijvoorbeeld MS Word. Het is belangrijk dat je nadenkt over hoe je dit te laten werken. Dit is ook belangrijk als we kijken naar het volgende punt, hoe om te kunnen zoeken en het document dat u zoekt.

* Mogelijkheid om te zoeken

Je moet nadenken over hoe te zijn kunnen zoeken naar het document. Een oplossing is om meta-informatie over het document te maken en sluit de informatie, zodat het gemakkelijk te vinden. Een andere manier is om te kunnen zoeken naar de titel, auteur en samenvatting. Dit wordt echter ook beschouwd als meta data.
Een andere manier is om te kunnen vrije tekst zoekopdracht doen door middel van een document. Dit is een beetje moeilijker als je het toelaat om welke bestandsformaten, maar er zijn een paar echt goede document management systemen die in staat zijn om u te helpen daar ook zal zijn.

* Traceerbaarheid

One van de belangrijkste dingen is de traceerbaarheid. Wie veranderde het document en wanneer? Welke veranderingen hebben ze gedaan en zijn we om gemakkelijk terug te gaan naar een eerdere versie staat?
Een ding dat je zou willen achterhalen is wie het document heeft gelezen. Misschien wilt u volgen dat iedereen de veranderingen van het document hebben gelezen en daarom moeten zich bewust zijn van wat wordt geschreven.

Er zijn veel dingen die kunnen worden gezegd over documentbeheer. In het begin kan men overwegen het zeer gemakkelijk zijn, maar na een tijdje je de complexiteit van het te begrijpen. Dit artikel brengt een aantal ideeën over wat te denken over en open je geest om vragen te stellen bij het overwegen van uw volgende document management systeem
.