Waarom moeten we Document Management Systeem?

Informatie, uw bedrijf hangt ervan af. Maar kan uw medewerkers gemakkelijk informatie vinden die ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben? In de meeste bedrijven, zijn documenten die zijn opgeslagen in een verscheidenheid van plaatsen zoals – kabinet van het dossier berging, op netwerken, op individuele pc harde schijven, cd's en Bureau laden. De mensen die het nodig hebben om toegang te krijgen tot deze documenten zijn vaak gelegen op verschillende locaties en

Het antwoord voor een toenemend aantal bedrijven – grote en kleine – is een document management systeem. De beste document management systeem zal helpen uw kantoor te gaan papierloze die bevrijdt kostbare kantoorruimte dat beter gebruik kan worden genomen als werkruimte voor uw medewerkers. Daarnaast, document management software maakt uw kantoor veel milieuvriendelijker.

Wat is Document Management Systeem (DMS)?

Document management is een organisatorische methode. Meer specifiek is een technologie gebaseerd middel van het opslaan van documenten. Documenten (en soms afbeeldingen) worden gehouden in een opslaggebied (repository) die beheren en ophalen van bestanden indien nodig vereenvoudigt. Aangezien organisaties hebben uiteenlopende behoeften, worden systemen vaak op maat ontworpen.

Hoe werkt het?

Document management begint meestal met het elektronische document Meestal maken we gebruik van een scanner op papier (fysieke) documenten om te zetten in gedigitaliseerde beelden. Zodra alle elektronische bestanden, is het gemakkelijker om de informatie te organiseren. Daarnaast, waar mogelijk, worden alle nieuwe documenten voorbereid en opgeslagen in een permanent digitaal formaat

Als u een document uit het systeem te halen, u een zoekopdracht door het invoeren van het document &' uit te voeren;. De naam. Het verzoek wordt verwerkt en de informatie wordt opgehaald. Document management systemen omvatten veiligheidsmaatregelen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Deze maatregelen bepalen welke bepaalde mensen documenten kunnen lezen, en welke acties of wijzigingen die zij kunnen leveren.

Voordelen van het gebruik van Document Management Systeem (DMS)

Een effectief document management systeem helpt door het gemakkelijker naar bestand, ordenen, delen, op te halen, en veilige informatie. Medewerkers kunnen ook productiever zijn, aangezien ze tijd besparen op zoek naar bedrijfskritische informatie. Een goed document management systeem vergemakkelijkt ook de samenwerking, besluitvorming, en de mogelijkheid om voort te bouwen op het werk van anderen.

Digitale bestanden functionaliteit wat niet mogelijk is met papieren dossiers. Met een document management systeem in de plaats, meerdere mensen, zelfs die werken vanuit kantoren aan huis of het veld, kan openen en te werken aan bestanden tegelijk. Query verzoening en resolutie is makkelijker, kan de klant aanvraagformulieren of CAF documenten worden opgeslagen voor een lange periode zonder enige schade en Documenten kunnen niet misplaatst of gedupliceerd te krijgen. Een paar voorbeelden van Customer aanvraagformulieren zijn-

a. Surveys- Survey gegevens worden verzameld voor vele doeleinden, telling gebeurt elke paar jaar. De verkregen gegevens kunnen worden gedigitaliseerd eenvoudig

b. Questionnaires- Tabulatie van gegevens die wordt verkregen door middel van vragenlijsten is gemakkelijk nu; OMR technologie wordt gebruikt, zodat we kunnen numerieke waarden

c krijgen. E-mail Blanks Customer royalty-kaarten worden gegeven vele merken in het hele land, terwijl het gevoel van deze vormen, is een doos voor elke letter

d. Registratie Toepassingen- toepassen om een ​​dienst te krijgen of het product is nu makkelijker voor elk gebied, zoals de naam van de persoon of zijn /haar adres zijn er dozen aangegeven waar mensen moeten schrijven in hoofdletters. Een streepjescode toegekend voor elke toepassing nu zo gemakkelijker gegevens op te roepen wanneer het nodig is.

Een betere klantenservice is een ander belangrijk immaterieel voordeel. Files zijn op de vingertoppen van alle medewerkers, zodat vragen van klanten sneller en effectiever kunnen worden beantwoord. Document Management helpt bedrijven en gouvernementele organisaties om gegevens eenvoudig te verwerken, handmatig invoeren van gegevens is traag en fouten kunnen optreden tijdens het invoeren van gegevens. Overlappingen en gegevens kunnen eenvoudig worden gecontroleerd. Klant aanvraagformulier management is een dienst die document management bedrijven bieden. Bedrijven kunnen geld besparen bij het afdrukken en kopiëren kosten en ook is er een verminderde behoefte aan onsite en offsite opslag van bestanden ruimte
.